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“Quando eles pagam adiantado, eles faltam menos”
A parte administrativa: tabela de valores, cobrança, agenda e relatórios
Uma noite fora da clínica: Gustavo e Tiago abrem a parte administrativa do sistema — cobrança, agenda e relatórios — e Bete, Cecília e Glícia trazem três formas diferentes de cobrar, receber e emitir nota. Cecília recebe no início do mês, adiantado, e emite a nota no fim; para ela, o pagamento antecipado é o que faz o paciente se comprometer. Glícia vive o cenário oposto: quem administra a empresa dela conta as sessões da ficha, separa consultório de domicílio e emite cada nota à mão no site da prefeitura. Daí em diante, o walkthrough responde a esses três fluxos reais, e não a um exemplo genérico.
- O que você vê na prática
- Tabela de valores em três camadas — Valor genérico da clínica, valor por tipo de sessão (online, consultório, domicílio) e valor por paciente, que sobrescreve os dois anteriores. O sistema mostra no topo qual valor está valendo e de onde ele veio.
- Registro de pagamento, pagar sessão e adicionar fundos — A diferença entre marcar uma sessão como paga e registrar um pagamento antecipado. Quando o paciente adiciona fundos, o sistema quita as sessões em aberto da mais antiga para a mais nova, marca a última como parcialmente paga e mantém o saldo — positivo ou negativo — atualizado.
- Saldo e atividade — O extrato bancário do paciente: cobranças, pagamentos, fundos adicionados e até alterações de valor ficam registrados com data. O relatório de sessões do período sai em PDF e pode ser enviado ao paciente.
- Relatórios da clínica — Atividade de pagamento e relatório de sessões para todos os pacientes e profissionais de uma vez, com filtros de últimos 30 dias, mês anterior, mês atual e período personalizado. Para saber quem ainda não pagou, o relatório de sessões filtrado por mês atual resolve em uma tela.
- Google Calendar e Google Meet — Sessões criadas no BRAIN aparecem no Google Agenda, com link do Meet gerado automaticamente para as online. O BRAIN não lê o seu calendário — não tem permissão para isso —, mas o Google avisa quando há conflito com qualquer compromisso seu. Disponibilidade recorrente fica só no BRAIN, sem criar eventos no Google.
- Por que o registro de pagamento é manual — A sessão pode não ter acontecido, e cada clínica tem uma política diferente para falta com ou sem aviso. Vêm por aí: status de comparecimento por sessão (compareceu, faltou avisando, faltou sem avisar) com política de cobrança própria, e bloqueio de agenda para atividades que não são sessão.
- Novidades já no ar — Três ícones na lista de pacientes (painel, prontuário direto e visualização), o novo painel do paciente com mais área de trabalho e o botão gerar PDF, que deixa você escolher e ordenar quais seções entram no documento antes de uma devolutiva.